Die Nutzung und die Funktionen von PR-Portalen sind im Grundsätzlichen meist vereinfacht und so übersichtlich, dass man sich in kürzester Zeit hineinfinden kann und damit umgehen kann. Erforderlich ist zu Anfang eine Registrierung, wobei es beim Umfang der zu hinterlegenden Daten natürlich auf die Anforderungen des Portalbetreibers ankommt. Denn die können teilweise sehr verschieden sein. Die Texte bzw. Pressemeldungen, Nachrichten oder auch Fachpublikationen stellt man entsprechend selbst nach gewünschten Richtlinien ein, was das Publizieren und Verbreiten sehr erleichtert. Meist besteht auch die Möglichkeit, zusätzliches Bildmaterial oder auch Video- und Audiodateien entsprechend hochzuladen oder URLs einzufügen, die ebenfalls zu speziellen und passenden Informationen verweisen. Gerade verschiedene Dateien, wie Beispielsweise Fotos, dienen hier als Blickfang und Anziehungspunkt für interessierte Leser. Jedoch sollten sie natürlich entsprechend die Meldung unterstützten und nicht fernab von zu publizierenden Themen sein. Eine thematische Gliederung der Portale in Kategorien und Unterkategorien sorgt dann dafür, dass sich die Pressemeldungen an die gewünschten Zielgruppen richten. Denn das ist im Grunde ein ganz wichtiger Bestandteil. Denn nur Mitteilungen, die auch die entsprechenden Kommunikationsempfänger erreichen, erfüllen auch einen effektiven Sinn. Zusätzlich kann man auch Portale auswählen, die sich an bestimmten Themen orientieren, so dass dort die Themeneinteilung noch etwas spezifizierter stattfindet. Die Bearbeitung der Pressemeldungen kann man vielen Portalen direkt online stattfinden oder man übermittelt sie via Mail, zusammen mit den dazu gehörigen Dateien. Ob die Dienstleistungen des PR-Portals kostenlos oder kostenpflichtig sind, hängt meist vom Betreiber ab und dem Aufwand, der für die Mitteilungen betrieben wird und auch von den Möglichkeiten, die dem Nutzer zur Verfügung gestellt werden. Daher können die Preise sehr unterschiedlich sein und auch sehr weit auseinander gehen. Werbefinanzierte Portale haben häufig den Vorteil das sie zu den kostenlosen gehören, jedoch können zu viel Werbung auf den Seiten oder sich dauernd öffnende Pop-up Fenster dazu führen, potentielle Nutzer zu vergraulen und dass das Einstellen von Pressemeldungen dadurch deutlich erschwert wird. Die Registrierung bei PR-Portalen an sich ist allerdings kostenlos, so dass man sich die Funktionen und Möglichkeiten ganz in Ruhe anschauen kann.

Die eingestellten Mitteilungen und Publikationen werden dann meist, in einem relativ kurzen Zeitraum geprüft und dann öffentlich zugänglich gemacht. Benachrichtigungen darüber erfolgen meist per Email an den Nutzer, in der ein Link zu der Mitteilung zu finden ist. Sie stehen dann meist auch als HTML und/oder PDF Dateien zur Verfügung und sind für jeden Interessenten direkt und ohne Umwege erreichbar. Der nächste Schritt ist dann die umgehende Erreichbarkeit und das Auffinden in Suchmaschinen. Denn die PR-Portale werden jeden Tag von den unterschiedlichsten Interessenten wie zum Beispiel Journalisten als Informationsquelle zu den unterschiedlichsten Themenbereichen genutzt. Jedoch gewährleistet es der Umfang der Themengebiete und Möglichkeiten auch, dass andere Zielgruppen und Kommunikationsempfänger von dieser Dienstleistung profitieren und sie dann auch ausgiebig nutzen.

Einige PR-Portale bieten auch umfangreiche Informationen zur Erstellung von Pressemeldungen und Fachpublikationen oder Tipps und Tricks zu Durchführung einer erfolgreichen PR-Kampagne. Diese Möglichkeiten sollte man, gerade als Anfänger, grundsätzlich nutzen. Denn Pressemeldungen ergeben nur Sinn, wenn sie auch passend Gestaltet und publiziert werden. Die Informationen können sich meist auf die Erstellung einer Pressemitteilung beziehen, sowie auch auf deren Aufbau und Dinge, die man in keiner Pressemitteilung anwenden sollte. Auch werden meist auf die rechtlichen Hintergründe und Bestandteile verwiesen, ebenso wie auf Urheberrechte, Copyright und die generell geltenden Pressegesetze. Man findet meist auch Einblicke in die Gesetzeslage zur generellen Meinungsfreiheit und Pressefreiheit und bekommt einen Überblick über den schmalen Grad zwischen Meinungsfreiheit und der eventuellen Verletzung von Menschenrechten. Insofern bietet ein gutes PR-Portal letztendlich alles, was man wissen sollte und informiert ebenso wie es publiziert. Sich an die gegebenen Richtlinien zu halten und sachlich korrekte, objektive und wertungsfreie Meldungen zu verfassen, ist dann in jedem Fall der erste richtige Schritt in Richtung einer erfolgreichen PR.

Zu erwähnen ist noch, dass obwohl die Mitteilungen an sich geprüft werden, es der Verfasser an sich ist, der die Verantwortung für die eingestellten Mitteilungen trägt. Es wird nicht grundsätzlich auch fachliche Genauigkeit geprüft. Denn dies liegt in der Verantwortlichkeit des Autoren und auch Zitate, die generell noch nicht in anderen Medien zu finden sind, können letztendlich nicht kontrolliert und auf einen vollständigen Wahrheitsgehalt überprüft werden. Demnach kann es auch bei der Publizierung über Portale dazu kommen, dass man sich selbst böse in die Nesseln setzt, wenn man nicht genug Recherche betrieben hat oder etwas nicht wahrheitsgemäß, sachlich und objektiv weitergegeben hat. Auch Urheberrechte sind schnell verletzt, wenn Quellenverweise fehlen oder Bilder einfach mal ebenso aus dem Internet kopiert werden. Denn lizensfrei heißt in den Suchmaschinen nicht generell auch kostenfrei. Dessen sollte man sich bewusst sein. Und dass die Bilder im Internet an verschiedenen Stellen auffindbar sind, bedeutet auch nicht zeitgleich, dass man sie jederzeit nutzen darf.